Olá Treinador(a), seja bem vindo(a) a mais um tutorial. Chegou a hora de conhecer todo o menu Financeiro do sistema. Por aqui, vamos aprender a cadastrar os planos, utilizar o Contas a Receber, gerar mensalidades e muito mais.
| 1. Cadastro de planos |
O primeiro passo, é passar para o sistema os planos que você ou sua assessoria oferece aos alunos. Para isso, acesse o menu: Financeiro > Cadastro de Planos e clique no botão azul "Novo Plano". Fique a vontade para cadastrar quantos planos desejar.
Nessa tela: 1. Informe o nome do plano; 2. Selecione o tipo de cobrança, sendo: mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral, anual ou isento; 3. Informe o valor ou deixe em branco no caso de isento; 4. Defina um dia de vencimento padrão; 5. Marque a caixa de seleção, para que o aluno visualize-o no formulário de pré-cadastro ou desmarque para ocultá-lo; 6. Adicione uma informação/observação sobre o plano (opcional), esse conteúdo estará disponível no pré-cadastro de acordo com a marcação da caixa de seleção; 7. Configure o status do plano, para Ativo ou Cancelado. Se estiver tudo certo, clique em "Salvar" para finalizar.
| 2. Vinculando os planos com os alunos |
O segundo passo, é vincular os planos cadastrados com os alunos. Acesse o menu: Alunos > Cadastro de Alunos. Clique para editar o perfil do aluno e navegue até a aba "Planos", conforme na imagem abaixo. Cada aluno pode ter vários planos, sendo que os vigentes serão exibidos em verde e os demais em vermelho, no caso dos planos encerrados.
| 2.1 Plano Isento |
Esse tipo de plano não é considerado ao gerar as mensalidades, sendo ideal para planos experimentais ou de cortesia. A configuração dele é bem simples, bastando apenas informar a data de início e a data de término. Para período indeterminado, deixe o término em branco.
Caso queira cadastrar um plano como esse, siga o passo anterior e selecione a opção "Isento" na opção "Tipo de Cobrança":
| 2.2 Plano Mensal |
Ao selecionar, algumas informações serão importadas de acordo com o cadastro do plano. Para configurar, informe a data de início (o sistema vai começar a gerar as cobranças a partir dessa data). Deixe a data de término em branco, caso seja por tempo indeterminado. Os campos de valor e dia do vencimento são preenchidos automaticamente, altere-os se necessário. Para novos alunos, utilize o botão "Gerar 1ª Mensalidade". Descartando a necessidade de gerar as mensalidades do mês novamente ou criar um lançamento avulso pelo 'Contas a Receber'.
| 2.3 Demais planos (trimestral, semestral, anual e outros) |
Ao contrário dos mensais, é necessário informar a data de término para esses planos. Normalmente é preenchida automaticamente com base na data de início, altere-a se precisar. No campo 'Valor' utilize o padrão ou informe um outro (ideal para alunos com descontos).
- Gerando parcelas
Vamos supor que combinou com o aluno, o pagamento do plano semestral em três vezes no pix. Informe no campo 'Receber em', o número de parcelas, no caso do exemplo é "3" e depois clique no botão azul "Gerar Parcelas". Em seguida, será criada uma tabela com três linhas, condizente com o número de parcelas. Por padrão, o sistema irá gerar uma parcela por mês e o valor será dividido por igual, você poderá modificar conforme sua necessidade.
Cada parcela, é um lançamento. Ao clicar em "Gerar Parcelas", os lançamentos serão disponibilizados imediatamente no "Contas a Receber", de acordo com o número de parcelas. Ou seja, 3 parcelas = 3 lançamentos e assim por diante.
- Opção: Renovar automaticamente
Marcando essa opção, o plano será renovado automaticamente no mês da data de término, no momento em que gerar as mensalidades. Ainda utilizando o exemplo anterior, a data de término está para 05/03/2026. Então, quando gerar as mensalidades de março/2026, o sistema irá criar um novo plano, copiando as mesmas configurações do atual, inclusive o número de parcelas, agora com data de início em 05/03/2026 e término em 05/09/2026.
| 3. Gerando as mensalidades |
Após cadastrar os planos e vincular com os alunos, agora vamos para o terceiro passo, que é gerar as mensalidades. Esse procedimento precisa ser feito pelo responsável, no mínimo uma vez por mês. Você também pode gerar as mensalidades dos próximos meses.
Selecione o mês, digite o ano e clique no botão "Gerar Mensalidades". Ao finalizar, o sistema vai buscar em todos os alunos ativos, os seus respectivos planos. No caso do plano mensal, o sistema vai gerar a mensalidade e nos demais, por exemplo: trimestral, semestral etc., ele irá renovar os planos com data de término correspondente ao mês selecionado e que estejam com a opção de renovação automática ativa no perfil do aluno. Para os planos com parcelas geradas, o sistema irá gerar apenas a parcela do mês informado.
| Obs: Se já estiver com todas as cobranças geradas e no decorrer do mês novos alunos se cadastrarem, utilize o botão "Gerar 1ª Mensalidade" (item 2.2) ou execute novamente o procedimento acima, que apenas as cobranças dos novos alunos serão geradas. |
- Opção: Enviar boleto/link/pix de cobrança
Apenas para quem usa a integração com Efí Bank (saiba mais). Ao marcar essa opção, também serão emitidos o boleto, link de pagamento e pix de todos os alunos, simultaneamente com os lançamentos. Se gerar as mensalidades com essa opção desmarcada, será necessário emitir manualmente pelo "Contas a Receber", através dos botões verde (Efí Bank).
| 3.1 Solução para lançamentos duplicados |
Se ao gerar as mensalidades dos novos alunos, perceber que o sistema duplicou a cobrança de alguns alunos, verifique se você alterou alguma informação padrão desses lançamentos em questão. Como, por exemplo: a Descrição do plano, Data de Vencimento e/ou Valor.
Como funciona? Ao gerar as novas mensalidades, o sistema compara os lançamentos já existentes para os alunos, com o plano padrão que está cadastrado no perfil deles. Constatando que as informações não conferem, será gerado uma nova cobrança conforme o plano padrão.
Confira também, se não há mais de um plano cadastrado no perfil do aluno.
| 4. Contas a receber |
Depois de gerar as mensalidades, o quarto passo é gerenciar os lançamentos gerados. Agora, vamos utilizar o menu: Financeiro > Contas a Receber.
Essa é a tela principal do financeiro e exige um monitoramento ativo por parte do responsável.
A seguir, vamos dividir a tela em 3 partes.
| 4.1 Filtros |
Através dos filtros, você pode refinar os resultados de acordo com o que está buscando. O sistema possibilita que você filtre por alunos individualmente, marque a caixa de seleção ao lado para mostrar alunos cancelados e suspensos; Por treinador ou turma específica, puxando os alunos vinculados e também de turmas adicionais se estiver com a caixa de seleção ativa; Por vencimento, especificando o(s) dia(s); E por último, pelo status do lançamento com quatro opções: todos, pago, aberto ou atrasado.
| 4.2 Lançamentos/Cobranças |
Aqui temos acesso a todas as cobranças geradas, de acordo com o(s) filtro(s) selecionado(s). No exemplo acima, o sistema gerou quatro mensalidades de plano mensal, gerou a parcela 2/3 de um plano semestral parcelado e renovou dois planos sendo um anual e outro trimestral, em que ambos estavam com a renovação automática ativada no perfil do aluno e com a data de término para o mês em que foi gerado. Abaixo, vamos explicar as funções dos botões disponíveis em cada lançamento.
Habilitar mais colunas para consultas: Data Pagamento, Forma de Pagamento, Preferência Efí Bank, Data Entrada Assessoria e Data Vencimento Plano;
Alterar/Consultar o lançamento, como por exemplo: dar baixa manual no pagamento;
Enviar e-mail de cobrança ao aluno (recomendado quando está muito atrasado);
Salvar comprovante gerar arquivo PDF ou enviar para o e-mail cadastrado do aluno;
Gerar/Enviar Emitir boleto, link de pagamento ou pix, via Efí Bank;
Excluir o lançamento.
| 4.3 Barra de ferramentas |
Crie lançamentos avulsos, geralmente utilizado para cobrança de camiseta da assessoria, inscrições em provas e demais itens/serviços não relacionados ao plano do aluno.
Exclua todos os lançamentos selecionados.
Modifique a data de vencimento, valor e observações de todos os lançamentos selecionados.
Dê baixa no pagamento de todos os lançamentos selecionados (em lote).
Agrupe manualmente lançamentos selecionados em uma única cobrança ou automaticamente de todos os alunos com mais de um lançamento gerado. Saiba mais.
Gere pix, boleto ou link de pagamento para os lançamentos selecionados. Saiba mais.
Monitore em tempo real, o status de seu Contas a Receber, com gráfico mensal para lançamentos em aberto, pagos e atrasados. Você pode gerar gráficos personalizados, através dos filtros por aluno, turma e período. O menu conta também com um gráfico adicional para formas de pagamento.
Exporte os lançamentos conforme a visualização atual para um arquivo .xls (excel).
Envie um e-mail de cobrança para todos os lançamentos selecionados.
Suspenda o acesso ao aplicativo dos alunos/lançamentos selecionados.
| 5. Contas a pagar |
Através dessa funcionalidade, é possível gerenciar seus compromissos financeiros com fornecedores e clientes.
| 5.1 Cadastro de fornecedores |
Para começar, cadastre todos os seus fornecedores. Acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar > Cadastro de Fornecedor e clique no botão azul: "Novo Fornecedor". Você pode cadastrar a fornecedora de material esportivo, a clínica médica onde os alunos fazem exames, enfim, todas as empresas que possuem vínculo financeiro pertinente a sua assessoria.
| 5.2 Cadastro de categorias |
O próximo passo é classificar as contas a pagar de sua assessoria. Isso permite uma melhor organização e facilita ao visualizar os gráficos. Para isso, acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar > Cadastro de categorias e clique no botão azul: "Nova Categoria". Crie categorias como: suprimentos em geral, material de escritório, convênio médico, estacionamento, energia elétrica, internet e outros.
| 5.3 Gerenciando suas despesas |
Chegou a hora de acessar a tela principal, para isso acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar (2x). É possível filtrar resultados pelo fornecedor, categoria, por um determinado período e pelo status, com quatro opções: todos, pago, aberto e atrasado. O exemplo acima, conta com alguns lançamentos fictícios para que facilite o seu entendimento.
Utilize o botão azul: "Novo Lançamento" para criar um lançamento. Para edita-lo, utilize o botão verde da coluna "Atualizar". Acompanhe todas as suas contas pelo botão laranja: "Gráficos".
| 5.4 Cadastrando contas recorrentes |
Para finalizar nosso tutorial, também é possível criar lançamentos recorrentes. No caso do exemplo acima, criamos uma cobrança que irá se repetir todo mês, até o final do ano.
Se chegou até aqui, lendo atentamente e repetindo cada procedimento, provavelmente você não terá muita dificuldade. Mesmo assim, se ficou alguma dúvida, que é normal... não se preocupe, nossa equipe de atendimento está a disposição para te auxiliar.