Olá Treinador(a), seja bem vindo(a) a mais um tutorial. Chegou a hora de conhecer todo o menu Financeiro do sistema. Por aqui, vamos aprender a cadastrar os planos, utilizar o Contas a Receber, gerar mensalidades e muito mais.
| 1. Cadastro de planos |
O primeiro passo, é passar para o sistema os planos que você ou sua assessoria oferece aos alunos. Para isso, acesse o menu: Financeiro > Cadastro de Planos e clique no botão azul "Novo Plano". Fique a vontade para cadastrar quantos planos desejar.
Nessa tela: 1. Informe o nome do plano; 2. Selecione o tipo de cobrança, sendo: mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral, anual ou isento; 3. Informe o valor ou deixe em branco no caso de isento; 4. Defina um dia de vencimento padrão; 5. Marque a caixa de seleção, para que o aluno visualize-o no formulário de pré-cadastro ou desmarque para ocultá-lo; 6. Adicione uma informação/observação sobre o plano (opcional), esse conteúdo estará disponível no pré-cadastro de acordo com a marcação da caixa de seleção; 7. Configure o status do plano, para Ativo ou Cancelado. Se estiver tudo certo, clique em "Salvar" para finalizar.
| 2. Vinculando os planos com os alunos |
O segundo passo, é vincular os planos cadastrados com os alunos. Acesse o menu: Alunos > Cadastro de Alunos. Clique para editar o perfil do aluno e navegue até a aba "Planos", conforme na imagem abaixo. Cada aluno pode ter vários planos, sendo que os vigentes serão exibidos em verde e os demais em vermelho, no caso dos planos encerrados.
| 2.1 Plano Isento |
Esse tipo de plano não é considerado ao gerar as mensalidades, sendo ideal para planos experimentais ou de cortesia. A configuração dele é bem simples, bastando apenas informar a data de início e a data de término. Para período indeterminado, deixe o término em branco.
| 2.2 Plano Mensal |
Ao selecionar, algumas informações serão importadas de acordo com o cadastro do plano. Para configurar, informe a data de início (o sistema vai começar a gerar as cobranças a partir dessa data); Deixe a data de término em branco, caso seja por tempo indeterminado; os campos de valor e dia do vencimento são preenchidos automaticamente, altere-os se necessário; Marque a opção "Gerar boleto/link de pagamento"* se quiser que esse procedimento seja feito no ato de gerar as mensalidades ou desmarque se preferir enviar manualmente através do menu "Contas a Receber".
| *Opção exclusiva para integração com Efí Bank. |
| 2.3 Demais planos (trimestral, semestral, anual e outros) |
Nesses tipos de planos, precisamos definir a data de término, ou seja, não podemos deixá-la em branco. O sistema vai calcular e preencher automaticamente com base em sua data atual, altere se precisar. No campo Valor, utilize o padrão ou digite um novo.
Gerando parcelas
Seguindo a animação acima, vamos supor que combinou com o aluno, o pagamento do plano trimestral em três vezes no depósito, sendo que ele já pagou a primeira parcela. Informe no campo 'Receber em', o número de parcelas, no caso do exemplo é "3" e depois clique no botão azul "Gerar Parcelas". Em seguida, será criada uma tabela com três linhas, condizente com o número de parcelas. Por padrão, o sistema irá gerar uma parcela por mês e o valor será dividido por igual, você poderá modificar conforme sua necessidade.
Cada parcela, é um lançamento. Ao contrário das mensalidades, as parcelas não são geradas através do menu Gerar Mensalidades. Quando clicar em "Gerar Parcelas", automaticamente serão criados novos lançamentos no Contas a Receber, de acordo com o número de parcelas. Para finalizar o exemplo, informamos que o aluno pagou a primeira parcela em 25/06/2020 e selecionamos a forma de pagamento "Depósito em Conta".
Renovar automaticamente
Marcando essa opção, o plano será renovado automaticamente no mês da data de término, no momento em que gerar as mensalidades. Ainda utilizando o exemplo da animação acima, a data de término está para 25/09/2020. Quando gerar as mensalidades de setembro, o sistema irá criar um novo plano, copiando as mesmas configurações do atual, inclusive o número de parcelas, agora com data de início em 25/09/2020 e término em 25/11/2020.
| 3. Gerando as mensalidades |
Após cadastrar os planos e vincular com os alunos, agora vamos para o terceiro passo, que é gerar as mensalidades. Esse procedimento precisa ser feito pelo responsável, no mínimo uma vez por mês. Você também pode gerar as mensalidades dos próximos meses.
Selecione o mês, digite o ano e clique no botão "Gerar Mensalidades". Ao finalizar, o sistema vai buscar em todos os alunos ativos, os seus respectivos planos. No caso do plano mensal, o sistema vai gerar a mensalidade e nos demais, por exemplo: trimestral, semestral etc., ele irá renovar os planos com data de término correspondente ao mês selecionado e que estejam com a opção de renovação automática ativa no perfil do aluno. Para os planos com parcelas geradas, o sistema irá gerar apenas a parcela do mês informado.
| Obs: Se já estiver com todas as cobranças geradas e no decorrer do mês novos alunos se cadastrarem, realize novamente o procedimento acima, que apenas as cobranças dos novos alunos serão geradas. |
| 3.1 Solução para lançamentos duplicados |
Se ao gerar as mensalidades dos novos alunos, perceber que o sistema duplicou a cobrança de alguns alunos, verifique se você alterou alguma informação padrão desses lançamentos em questão. Como, por exemplo: a Descrição do plano, Data de Vencimento e/ou Valor.
Como funciona? Ao gerar as novas mensalidades, o sistema compara os lançamentos já existentes para os alunos, com o plano padrão que está cadastrado no perfil deles. Constatando que as informações não conferem, será gerado uma nova cobrança conforme o plano padrão.
Confira também, se não há mais de um plano cadastrado no perfil do aluno.
| 4. Contas a receber |
Depois de gerar as mensalidades, o quarto passo é gerenciar os lançamentos gerados. Agora, vamos utilizar o menu: Financeiro > Contas a Receber.
Essa é a tela principal do financeiro e exige um monitoramento ativo por parte do responsável.
A seguir, vamos explicar a tela em 3 etapas.
| 4.1 Filtros |
Através dos filtros, você pode refinar os resultados de acordo com o que está buscando. O sistema possibilita que você filtre por alunos individualmente, marque a caixa de seleção ao lado para mostrar alunos cancelados e suspensos; Por uma turma específica, puxando os alunos vinculados a ela ou também de turmas adicionais se estiver com a caixa de seleção ativa; Por vencimento, especificando o(s) dia(s); E por último, pelo status do lançamento com quatro opções: todos, pago, aberto ou atrasado.
| 4.2 Lançamentos/Cobranças |
Aqui temos acesso a todas as cobranças geradas, de acordo com o(s) filtro(s) selecionado(s). No exemplo acima, o sistema gerou quatro mensalidades de plano mensal, gerou a parcela 2/3 de um plano semestral parcelado e renovou dois planos sendo um anual e outro trimestral, em que ambos estavam com a renovação automática ativada no perfil do aluno e com a data de término para o mês em que foi gerado. Abaixo, vamos explicar as funções dos botões disponíveis em cada lançamento.
Habilitar mais colunas para consultas: Data Pagamento, Forma de Pagamento e Preferência Efí;
Alterar/Consultar o lançamento, como por exemplo: dar baixa manual no pagamento;
Enviar e-mail de cobrança ao aluno (recomendado quando está muito atrasado);
Salvar comprovante (arquivo PDF) para impressão ou opção enviar por e-mail;
Gerar/Enviar pix, boleto ou link de pagamento via Efí Bank;
Excluir o lançamento.
| 4.3 Barra de ferramentas |
Crie lançamentos avulsos, geralmente utilizado para cobrança de camiseta da assessoria, inscrições em provas e demais itens/serviços não relacionados ao plano do aluno.
Exclua todos os lançamentos selecionados.
Monitore em tempo real, o status de seu Contas a Receber, com gráfico mensal para lançamentos em aberto, pagos e atrasados. Você pode gerar gráficos personalizados, através dos filtros por aluno, turma e período. O menu conta também com um gráfico adicional para formas de pagamento.
Exporte os lançamentos conforme a visualização atual para um arquivo .xls (excel).
Agrupe manualmente lançamentos selecionados em uma única cobrança ou automaticamente de todos os alunos com mais de um lançamento gerado. Saiba mais.
Modifique a data de vencimento, valor e observações de todos os lançamentos selecionados.
Gere pix, boleto ou link de pagamento para os lançamentos selecionados. Saiba mais.
Suspenda o acesso ao aplicativo dos alunos/lançamentos selecionados.
| 5. Contas a pagar |
Através dessa funcionalidade, é possível gerenciar seus compromissos financeiros com fornecedores e clientes.
| 5.1 Cadastro de fornecedores |
Para começar, cadastre todos os seus fornecedores. Acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar > Cadastro de Fornecedor e clique no botão azul: "Novo Fornecedor". Você pode cadastrar a fornecedora de material esportivo, a clínica médica onde os alunos fazem exames, enfim, todas as empresas que possuem vínculo financeiro pertinente a sua assessoria.
| 5.2 Cadastro de categorias |
O próximo passo é classificar as contas a pagar de sua assessoria. Isso permite uma melhor organização e facilita ao visualizar os gráficos. Para isso, acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar > Cadastro de categorias e clique no botão azul: "Nova Categoria". Crie categorias como: suprimentos em geral, material de escritório, convênio médico, estacionamento, energia elétrica, internet e outros.
| 5.3 Gerenciando suas despesas |
Chegou a hora de acessar a tela principal, para isso acesse o menu: Financeiro > Contas a Pagar (2x). É possível filtrar resultados pelo fornecedor, categoria, por um determinado período e pelo status, com quatro opções: todos, pago, aberto e atrasado. O exemplo acima, conta com alguns lançamentos fictícios para que facilite o seu entendimento.
Utilize o botão azul: "Novo Lançamento" para criar um lançamento. Para edita-lo, utilize o botão verde da coluna "Atualizar". Acompanhe todas as suas contas pelo botão laranja: "Gráficos".
| 5.4 Cadastrando contas recorrentes |
Para finalizar nosso tutorial, também é possível criar lançamentos recorrentes. No caso do exemplo acima, criamos uma cobrança que irá se repetir todo mês, até o final do ano.
Se chegou até aqui, lendo atentamente e repetindo cada procedimento, provavelmente você não terá muita dificuldade. Mesmo assim, se ficou alguma dúvida, que é normal... não se preocupe, nossa equipe de atendimento está a disposição para te auxiliar.